Электронный документооборот: эволюция вместо революции
Системы управления документами заметно облегчили жизнь компаниям, упростив взаимодействие с партнерами и клиентами. Но о полной идиллии пока речи не идет: сложности, связанные с многообразием форм, стандартов и форматов, по-прежнему мешают переходу к полностью электронному документообороту. Однако рано или поздно порядок удастся навести и бумажные документы просто исчезнут, считают Владимир Карагиоз, директор по развитию бизнеса компании Adobe Systems в России, и Александр Хельвас, директор по развитию бизнеса компании "Центр открытых систем и высоких технологий (ЦОС и ВТ)". Решением проблемы, по их мнению, обещает стать платформа Adobe LiveCycle.
Владимир Карагиоз: Мой опыт показывает, что подобные решения оказываются нужными всем, вне зависимости от масштаба компании. Если мы говорим о небольшой компании или о рабочей группе, то для них подходит настольный Adobe Acrobat Professional, с его помощью можно реализовать процесс коммуникаций и совместной работы с документами, сбор информации через PDF-формы. Если же масштаб решаемых задач растет, то, конечно, клиенты начинают интересоваться серверными решениями из линейки Adobe LiveCycle.
CNews: Как вы оцениваете степень конкуренции среди разработчиков систем, аналогичных LiveCycle, присутствующих на российском рынке?
Александр Хельвас: Похожие на LiveCycle решения предлагают Microsoft и IBM, но они пока не могут найти широкого распространения по одной простой причине: инструмент для работы с Adobe LiveCycle есть практически у всех, он общедоступен, это Adobe Reader. Это ключевое звено продукта. Второй инструмент – Flash Player, степень проникновения которого даже выше, чем у Adobe Reader.
Владимир Карагиоз: На мой взгляд, мы конкурируем в первую очередь не с крупными вендорами, а с продуктами собственной разработки компаний. Исторически сложилось так, что многие организации того же госсектора, которые собирают большие объемы отчетности от контрагентов, делали попытки реализовать собственные решения, как серверную часть, так и front-end. C использованием последнего часто возникают большие проблемы, и возможность применять Reader как универсальный инструмент – это избавление от головной боли, связанной с развертыванием и обновлением клиентских приложений.
CNews: Насколько широко, по вашим оценкам, распространены такие самописные системы?
Владимир Карагиоз: Достаточно широко, особенно в крупных организациях, у которых велико бремя прошлого. Часто бывает, что внутри компании существует технологический зоопарк, один отдел может по старинке собирать информацию только на бумаге и затем поручать своим сотрудникам вносить информацию в бэк-офисную систему, другой может общаться с клиентом через заполнение документов в какой-то проприетарной системе. В результате возникают сложности масштабирования и невозможность реализовать сквозные процессы работы с документами и данными, проходящие через несколько подразделений или региональных офисов или вовлекающие клиентов или партнеров.
Владимир Карагиоз: Мы конкурируем в первую очередь не с крупными вендорами, а с продуктами собственной разработки компаний
Александр Хельвас: Оценить объемы вряд ли получится, но любая организация, которая выдает лицензии, предоставляет услуги, получает от клиента какую-то информацию, с большой долей вероятности приходит к созданию системы управления документами.
При традиционной схеме работы документ распечатывается клиентом, заполняется вручную, сканируется и отсылается назад в организацию. Когда количество приходящих документов внушительно, компании хочется избавиться от необходимости двойного ввода одних и тех же данных, потому что это использование трудовых ресурсов, которым можно было бы найти лучшее применение. Организация приходит к созданию некоего приложения.
CNews: Как вы относитесь к "войне форматов", которая развернулась в сфере документооборота?
Владимир Карагиоз: PDF действительно стал стандартом индустрии де-факто, компания Adobe сделала его достоянием всей ИТ-индустрии, PDF/A (стандарт для архивации) и PDF/X (стандарт обмена данными для препресса) уже стали стандартами ISO.
Что касается "войны форматов", то мы в ней не участвуем, т.к. она в разворачивается между форматами для настольных офисных систем. У PDF другая сфера применения..
Александр Хельвас: У меня на этот счет достаточно такая твердая точка зрения, состоящая в том, что война ODF и Open XML к выражению "стандарт документооборота" не имеет никакого отношения. Это формат офисных приложений для формирования документов и не более того.
Стандарты же документооборота достаточно широко распространены на Западе, поддерживаются консорциумом World Wide Web и, как правило, носят отраслевой характер. Например, в США действует стандарт JXML (Justice XML) – это XML-формат обмена информацией в правоохранительных органах. В этом стандарте описываются действия сотрудников правоохранительных органов, документы, которыми они обмениваются с гражданами, документы, которые граждане могут подавать в соответствующие органы и т.д. Аналогичные стандарты существуют в сфере страхования, образования и т.д.
В России такие стандарты, ориентированные на те или иные виды деятельности, появляются двумя путями. Либо принимаются уже существующие западные образцы, т.к. при вхождении в мировое сообщество России приходится играть по общим правилам. Либо разрабатываются собственные. Такая работа сейчас идет в ряде ведомств. В частности, достаточно модная на данный момент тема – предоставление государственных услуг в электронном виде. Федеральная служба по финансовым рынкам с таким стандартом работает, наверное, уже лет десять. Такого рода стандарты активно разрабатываются в МВД.
Владимир Карагиоз: Тот же Центробанк России, национальные банки стран СНГ имеют строго определенный круг отчетности, есть инструкции по каждой конкретной форме, и участники рынка, которые работают в этой отрасли, обозначенных стандартов придерживаются.
CNews: Насколько важны заказчикам систем управления документами, в частности LiveCycle, вопросы безопасности?
Владимир Карагиоз: Естественно, вопросы безопасности актуальны для любого клиента, а у нас есть на них ответ. PDF – это защищенный формат обмена информацией, мы к PDF-документу можем привязать серверную политику доступа, которая будет описывать правила обращения к нему извне. Большинство организаций обладает защищенными сетями, но они бессильны перед банальным копированием конфиденциальных документов на сменные носители. На сервере Adobe LiveCycle можно задать серверную политику, можно описать круг лиц, которые имеют право обращения к документу, и в любой момент отобрать у них это право.
Александр Хельвас: Хотелось бы добавить, что "ЦОС и ВТ" совместно с компанией "КриптоПро" проведены работы по использованию российских стандартов шифрования в составе решений на основе LiveCycle. Уже есть клиенты, которые пользуются такими решениями. Первой была Москомархитектура, которая архив своих документов в PDF-формате строит с использованием российских стандартов криптографии. Эта работа будет нами продолжена в соответствии с требованиями сертифицирующих органов РФ.
Александр Хельвас: Война ODF и Open XML к выражению "стандарт документооборота" не имеет никакого отношения
Безопасность в какой-то степени важна для всех. Большим плюсом решений Adobe в этой связи я бы назвал возможность работы без подключения к интернету, т.е. можно выдернуть сетевой шнур и получить ощущение абсолютной защищенности. Иногда это очень удобно. Если вы, например, работаете с удостоверяющими центрами, в составе органов государственной власти, работаете с системой, предназначенной для обработки конфиденциальной или персональной информации, вы просто не можете иметь соединения с интернетом. В этом случае у вас PDF-форма будет работать как ни в чем не бывало.
CNews: С распространением электронных документов и ЭЦП возможен, и нужен ли, на ваш взгляд, полный отказ от бумажной документации?
Александр Хельвас: Да, возможен. Причем серьезным стимулом для этого будет нежелание людей создавать документы вручную. Человек по своей сути ленив. Сейчас работа с документами, например, в органах госвласти, часто сводится к тому, что один и тот же документ по нескольку раз должен вводиться разными людьми. Человек заполняет форму, печатает, приносит ее в учреждение, там документ попадает в некий бумажный архив, дальше его снова кто-то вносит в некую базу данных. Дальше определенный сотрудник готовит решение по этому документу.
Первый шаг, который был сделан в направлении экономии сил, это системы оптического распознавания. Их основным недостатком было недостаточно высокое качество распознавания. Новым шагом стали технологии, основанные на двухмерных штриховых кодах, однако бумага и на этом этапе не исчезает. Следующий шаг состоит в том, что к этой бумаге приклеивается, например, микрочип и в него помещается XML-документ. Далее – отрезаем от микрочипа бумагу. Ну а на финальной стадии встает вопрос, а нужен ли вообще чип, может быть, стоит передавать все в электронном виде. Такая вот эволюционная цепочка. Видимо, когда она дойдет до логического завершения, бумажные документы просто перестанут быть нужны.
Владимир Карагиоз: Переход к электронному документообороту не будет революцией. Это будет плавная миграция, скрещивание электроники с бумагой.
Бумага занимает достаточно много места. Если у вас есть пачка документов, то, для того чтобы ее ввести в компьютер, ее нужно как минимум пролистать. Если у вас пачка документов с меткой RFID на каждой странице, то вы одним нажатием кнопки можете считать всю пачку. Единственная причина, по которой бумага предпочтительнее компьютера – это эргономика, т.е. зрительно с бумагой работать многим проще.
Владимир Карагиоз: Это не будет революцией. Будет плавная миграция, скрещивание электроники с бумагой. В нашей стране и на территории бывшего СССР технология двухмерного штрихкодирования, которая может использоваться в PDF-документах, является одним из абсолютных хитов. Во время заполнения документа в нем динамически генерируются графические поля, куда в формате XML кодируется необходимое получателю содержимое. Затем документ по почте или по факсу отправляется в организацию, где серверный декодер Adobe LiveCycle c высокой точностью извлекает из образа документа данные.
Александр Хельвас: Фактически, двухмерный штриховой код, напечатанный на листке бумаги, это промежуточное звено между бумажным и электронным документооборотом.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a1790
